1. Điều kiện chi ngân sách nhà nước
Điều 51 Nghị định 60/2003/NĐ-CP: Chi ngân sách nhà nước chỉ được thực hiện khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Đã có trong dự toán ngân sách nhà nước được giao, trừ các trường hợp sau:
- Dự toán ngân sách và phân bổ dự toán ngân sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quyết định.
- Chi từ nguồn tăng thu so dự toán được giao và từ nguồn dự phòng ngân sách theo quyết định của cấp có thẩm quyền.
b) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định.
c) Đã được Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định chi.
d) Ngoài các điều kiện trên, trường hợp sử dụng vốn, kinh phí ngân sách nhà nước để đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác phải qua đấu thầu hoặc thẩm định giá thì còn phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo quy định của pháp luật.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm trong quản lý, sử dụng ngân sách
a) Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường
- Lập dự toán và phương án phân bổ ngân sách, dự toán điều chỉnh ngân sách trong trường hợp cần thiết, báo cáo Phòng Tài chính - Kế hoạch, Ủy ban nhân dân quận.
- Lập quyết toán ngân sách gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch thẩm định, Ủy ban nhân dân quận phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện ngân sách; nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật; chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm; quản lý, sử dụng tài sản của Nhà nước đối với các đơn vị trực thuộc theo đúng chế độ quy định.
- Tự kiểm tra; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thu, chi ngân sách đối với các đơn vị trực thuộc.
- Chấp hành đúng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê; báo cáo, quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật; duyệt quyết toán đối với các đơn vị trực thuộc.
- Phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn.
- Báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
b) Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị trong việc quản lý chi ngân sách nhà nước (Điều 52 Nghị định 60/2003/NĐ-CP)
- Quyết định chi đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức và trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền giao;
- Quản lý, sử dụng ngân sách và tài sản nhà nước theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức; đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả. Trường hợp vi phạm, tuỳ theo tính chất và mức độ, sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật
c) Trách nhiệm của người phụ trách công tác tài chính, kế toán trong việc quản lý chi ngân sách nhà nước (Điều 52 Nghị định 60/2003/NĐ-CP)
Người phụ trách công tác tài chính, kế toán có nhiệm vụ thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính - ngân sách, chế độ kế toán nhà nước, chế độ kiểm tra nội bộ và có trách nhiệm ngăn ngừa, phát hiện và kiến nghị thủ trưởng đơn vị, cơ quan tài chính cùng cấp xử lý đối với những trường hợp vi phạm.
3. Lập dự toán ngân sách phường
Hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn của Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch xem xét, tổng hợp trình Ủy ban nhân dân quận 8 quyết định.
a) Căn cứ lập dự toán ngân sách phường
- Các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội của phường.
- Chính sách, chế độ thu ngân sách nhà nước, cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi ngân sách và tỷ lệ phân chia nguồn thu do Hội đồng nhân dân thành phố quy định.
- Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài chính, Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân thành phố quy định.
- Số kiểm tra về dự toán do Ủy ban nhân dân quận thông báo.
- Tình hình thực hiện dự toán năm hiện hành và các năm trước.
b) Trình tự lập dự toán
- Ủy ban nhân dân phường phối hợp với cơ quan thuế hoặc đội thu thuế tính toán các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn (trong phạm vi phân cấp cho phường quản lý).
- Các ban, tổ chức thuộc phường căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao và chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi lập dự toán chi.
- Ủy ban nhân dân phường lập dự toán thu, chi ngân sách và Phòng Tài chính - Kế hoạch. Thời gian báo cáo dự toán ngân sách phường do Uỷ ban nhân dân quận quy định.
- Đối với năm đầu thời kỳ ổn định ngân sách, Phòng Tài chính - Kế hoạch làm việc với Uỷ ban nhân dân phường về cân đối thu, chi ngân sách phường, thời kỳ ổn định mới theo khả năng bố trí cân đối chung của ngân sách địa phương. Đối với các năm tiếp theo của thời kỳ ổn định, Phòng Tài chính - Kế hoạch chỉ tổ chức làm việc với Uỷ ban nhân dân phường về dự toán ngân sách khi Uỷ ban nhân dân phường có yêu cầu.
c) Quyết định dự toán ngân sách phường
Sau khi nhận được quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách của Uỷ ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường phân bổ dự toán ngân sách cấp mình chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân quận quyết định dự toán thu, chi ngân sách và báo cáo kết quả phân bổ ngân sách phường về Phòng Tài chính – Kế hoạch chậm nhất 5 ngày sau khi phân bổ.
Trường hợp việc phân bổ dự toán ngân sách phường chưa phù hợp với dự toán thu, chi ngân sách được Ủy ban nhân dân quận giao, Phòng Tài chính – Kế hoạch báo cáo Ủy ban nhân dân quận yêu cầu Ủy ban nhân dân phường điều chỉnh lại dự toán thu, chi ngân sách cho phù hợp.
4. Chấp hành dự toán ngân sách phường
a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường là chủ tài khoản thu, chi ngân sách phường.
b) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thu ngân sách
- Ủy ban nhân dân phường có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời. Đối với các khoản thu thuộc nhiệm vụ, Ủy ban nhân dân phường thu, sau đó lập giấy nộp tiền và nộp tiền vào Kho bạc Nhà nước.
- Nghiêm cấm thu không có biên lai, thu để ngoài sổ sách; khi thu phải giao biên lai cho đối tượng nộp.
- Trường hợp cơ quan có thẩm quyền quyết định phải hoàn trả khoản thu ngân sách, Kho bạc Nhà nước xác nhận rõ số tiền đã thu vào ngân sách phường của các đối tượng nộp trực tiếp hoặc chuyển khoản vào Kho bạc Nhà nước; đối với đối tượng nộp qua cơ quan thu thì cơ quan thu xác nhận để phường làm căn cứ hoàn trả.
c) Đối với thu bổ sung từ ngân sách quận
- Thu bổ sung cân đối: Căn cứ dự toán bổ sung cân đối từ ngân sách cấp quận cho ngân sách phường, hàng tháng Ủy ban nhân dân phường chủ động rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước để đảm bảo cân đối ngân sách cấp mình. Mức rút dự toán hàng tháng về nguyên tắc không vượt quá 1/12 tổng mức bổ sung cân đối cả năm; riêng các tháng trong quý I, mức rút dự toán có thể cao hơn mức bình quân trên, song tổng mức rút dự toán cả quý I không được vượt quá 30% dự toán năm. Trường hợp đặc biệt cần tăng tiến độ rút dự toán, Ủy ban nhân dân phường có văn bản đề nghị Phòng Tài chính
– Kế hoạch xem xét giải quyết.
- Thu bổ sung có mục tiêu: Căn cứ dự toán giao và tiến độ thực hiện, Ủy ban nhân dân phường tổng hợp nhu cầu rút dự toán bổ sung có mục tiêu từ ngân sách cấp quận cho ngân sách phường (theo mẫu số 3 của Thông tư số 115/2008/TT-BTC ngày 02/12/2008 của Bộ Tài chính) gửi Phòng Tài chính – Kế hoạch, lập giấy rút dự toán theo mẫu số C2-09/NS gửi Kho bạc Nhà nước để rút vốn bổ sung có mục tiêu. Mức rút tối đa bằng dự toán giao cho nhiệm vụ theo mục tiêu. Kết thúc năm ngân sách, trường hợp số đã rút dự toán về ngân sách phường không thực hiện hết việc thanh toán chi trả đối với các nhiệm vụ chi từ nguồn bổ sung có mục tiêu của ngân sách cấp quận, Ủy ban nhân dân phường báo cáo Phòng Tài chính - Kế hoạch xem xét xử lý.
d) Tổ chức thực hiện nhiệm vụ chi ngân sách
- Các tổ chức, đơn vị thuộc phường: Chi đúng dự toán được giao, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đúng mục đích, đối tượng và tiết kiệm, có hiệu quả; lập dự toán sử dụng kinh phí hàng quý (có chia tháng) gửi Ủy ban nhân dân phường. Khi có nhu cầu chi, làm các thủ tục đề nghị rút tiền tại Kho bạc hoặc quỹ tại phường để thanh toán. Chấp hành đúng quy định của pháp luật về kế toán, thống kê và quyết toán sử dụng kinh phí với Ủy ban nhân dân phường và công khai kết quả thu, chi tài chính của tổ chức, đơn vị.
- Phụ trách kế toán: Tổ chức việc lập dự toán và việc thực hiện dự toán thu, chi, việc chấp hành các định mức, tiêu chuẩn. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc phường. Thực hiện hướng dẫn các chính sách, chế độ, thể lệ tài chính, kế toán của Nhà nước trong phường. Phân tích, đánh giá tình hình dự toán thu, chi ngân sách.
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân hoặc người được uỷ quyền quyết định chi: Quyết định chi phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn và mức chi trong phạm vi dự toán được phê duyệt và người ra quyết định chi phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
- Phải bảo đảm các điều kiện chi ngân sách.
- Các khoản thanh toán ngân sách qua Kho bạc Nhà nước cho các đối tượng có tài khoản giao dịch ở Kho bạc Nhà nước hoặc ở ngân hàng phải được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản (trừ trường hợp khoản chi nhỏ có thể thanh toán bằng tiền mặt).
- Ủy ban nhân dân phường ghi thu, ghi chi kịp thời các khoản viện trợ, hoàn thành trong tháng 12, chậm nhất đến hết ngày 30 tháng 01 năm sau.
- Đối với công trình xây dựng bằng nguồn đóng góp theo nguyên tắc tự nguyện, ngoài các quy định chung cần phải bảo đảm: Mở sổ sách theo dõi và phản ánh kịp thời mọi khoản đóng góp bằng tiền, ngày công lao động, hiện vật của nhân dân; quá trình thi công, nghiệm thu và thanh toán phải có sự giám sát của Ban giám sát dự án do nhân dân cử; thông báo công khai cho nhân dân biết kết quả thực hiện.
- Dự phòng ngân sách được sử dụng để chi phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai hỏa hoạn, nhiệm vụ quan trọng về trật tự an toàn xã hội và nhiệm vụ cấp bách khác phát sinh ngoài dự toán. Ủy ban nhân dân phường quyết định sử dụng dự phòng và định kỳ hàng quý báo cáo Phòng Tài chính – Kế hoạch.
đ) Trong quá trình tổ chức thực hiện dự toán ngân sách, nếu có sự thay đổi về thu, chi:
- Trường hợp có biến động về ngân sách phường cần phải điều chỉnh, Ủy ban nhân dân phường quyết định điều chỉnh dự toán ngân sách phường và báo cáo Phòng Tài chính – Kế hoạch để theo dõi.
- Số tăng thu và tiết kiệm chi so với dự toán được giao sau khi bố trí nguồn cải cách tiền lương theo quy định được sử dụng để tăng chi đầu tư, tăng dự phòng ngân sách. Ủy ban nhân dân phường quyết định phương án sử dụng số tăng thu, tiết kiệm chi đối với từng nhiệm vụ chi của phường.
- Trường hợp số thu không đạt dự toán, Ủy ban nhân dân phường điều chỉnh giảm một số khoản chi tương ứng và báo cáo Phòng Tài chính – Kế hoạch để theo dõi.
e) Việc sử dụng kết dư ngân sách phường
Trong thời gian chờ quy định của Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân phường được quyền quyết định sử dụng số kết dư ngân sách (sau khi bố trí nguồn cải cách tiền lương theo quy định và các nhiệm vụ mục tiêu chưa chi kịp trong năm trước) để chi chính sách, chế độ; phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn; nhiệm vụ quan trọng về quốc phòng, an ninh (nếu dự phòng ngân sách không đủ nguồn); bù đắp hụt thu ngân sách phường (nếu có); trang bị tài sản theo quy định; sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng; thực hiện các nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân quận giao; đồng thời báo cáo về Phòng Tài chính – Kế hoạch theo dõi, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân quận.
g) Kế toán ngân sách phường
Ủy ban nhân dân phường có trách nhiệm thực hiện công tác hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách theo Mục lục ngân sách nhà nước và chế độ kế toán ngân sách xã hiện hành; thực hiện chế độ báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định. Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch thực hiện công tác kế toán thu, chi quỹ ngân sách phường theo quy định; định kỳ hàng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện thu, chi ngân sách, tồn quỹ ngân sách phường gửi Uỷ ban nhân dân phường.
5. Khóa sổ và quyết toán ngân sách
a) Ngay trong tháng 12 phải rà soát tất cả các khoản thu, chi theo dự toán, có biện pháp thu nộp đầy đủ các khoản phải thu vào ngân sách và giải quyết kịp thời các nhu cầu chi theo dự toán. Trường hợp có khả năng hụt thu phải chủ động có phương án sắp xếp lại các khoản chi để đảm bảo cân đối ngân sách.
b) Phối hợp với Kho bạc Nhà nước đối chiếu tất cả các khoản thu, chi ngân sách trong năm, bảo đảm hạch toán đầy đủ, chính xác các khoản thu, chi theo Mục lục ngân sách nhà nước, kiểm tra lại số thu được phân chia giữa các cấp ngân sách theo tỉ lệ quy định.
c) Tồn quỹ tiền mặt và số dư tài khoản tiền gửi có nguồn từ ngân sách nhà nước đến cuối ngày 31 tháng 12 phải nộp trả ngân sách, trừ các khoản phải chi theo chế độ nhưng chưa chi (tiền lương, phụ cấp, trợ cấp cho các đối tượng theo chế độ). Đối với các khoản tạm thu, tạm giữ (nếu có) phải xem xét xử lý hoặc hoàn trả, trường hợp chưa xử lý được, thì phải làm thủ tục chuyển sang năm sau.
d) Kiểm kê cuối năm theo quy định đối với quỹ tiền mặt (mẫu C34-HD Biên bản kiểm kê quỹ); tài sản (mẫu C53-HD Biên bản kiểm kê tài sản cố định); biên lai thu, vật tư, hàng hóa (mẫu C23-HD Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa).
đ) Thời hạn chi, tạm ứng ngân sách
- Thời hạn cuối cùng chi ngân sách đối với các nhiệm vụ được bố trí trong dự toán ngân sách năm chậm nhất đến hết ngày làm việc 31 tháng 12. Thời hạn đơn vị gửi hồ sơ, chứng từ rút dự toán chi, tạm ứng ngân sách đến Kho bạc Nhà nước chậm nhất đến hết ngày 30 tháng 12.
- Trường hợp đã có khối lượng, công việc thực hiện đến hết ngày 31 tháng 12 thì thời hạn chi ngân sách được thực hiện đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau. Thời hạn đơn vị gửi hồ sơ, chứng từ chi ngân sách (kể cả thanh toán các khoản tạm ứng) đến Kho bạc Nhà nước chậm nhất đến hết ngày 25 tháng 01 năm sau.
e) Thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách
Thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách đến hết ngày 31 tháng 01 năm sau, là thời gian quy định cho ngân sách các cấp thực hiện các việc sau đây:
- Hạch toán tiếp các khoản thu, chi ngân sách nhà nước phát sinh từ ngày 31 tháng 12 trở về trước nhưng chứng từ đang luân chuyển.
- Hạch toán chi ngân sách các khoản tạm ứng đã đủ thủ tục thanh toán.
- Hạch toán tiếp các khoản ghi thu, ghi chi, các khoản chi ngân sách thuộc nhiệm vụ chi của năm trước nếu được chi tiếp vào niên độ ngân sách năm trước.
- Đối chiếu và điều chỉnh những sai sót trong quá trình hạch toán kế toán.
g) Ủy ban nhân dân phường xét duyệt quyết toán ngân sách của ban quản lý chợ thuộc phường quản lý, các hoạt động sự nghiệp có hạch toán kế toán độc lập.
h) Quyết toán ngân sách phường
- Ủy ban nhân dân phường lập quyết toán ngân sách phường gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch chậm nhất ngày 15/3 để thẩm định và tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân quận phê duyệt.
- Trường hợp có kết dư ngân sách, Ủy ban nhân dân phường có văn bản gửi Kho bạc Nhà nước quận 8 làm thủ tục hạch toán chuyển vào thu ngân sách năm sau theo chế độ quy định.
- Quyết toán chi ngân sách không được lớn hơn quyết toán thu ngân sách. Kết dư ngân sách là số chênh lệch lớn hơn giữa số thực thu và số thực chi ngân sách. Toàn bộ kết dư năm trước (nếu có) được chuyển vào thu ngân sách năm sau.
6. Công khai dự toán, quyết toán ngân sách phường
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường công bố công khai dự toán, quyết toán ngân sách theo quy định Thông tư số 03/2005/TT-BTC ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Tài chính.
- Trong thời gian chờ quy định của Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân phường công khai dự toán, quyết toán ngân sách chậm nhất sau 60 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân quận 8 giao dự toán, phê duyệt quyết toán.
7. Những hành vi vi phạm pháp luật về ngân sách
- Che dấu nguồn thu, trì hoãn hoặc không thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
- Cho miễn, giảm, nộp chậm các khoản nộp ngân sách và sử dụng nguồn thu trái quy định hoặc không đúng thẩm quyền.
- Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chiếm đoạt, làm thiệt hại đến nguồn thu ngân sách và tài sản của Nhà nước.
- Thu sai quy định của pháp luật.
- Chi sai chế độ, không đúng mục đích, không đúng dự toán ngân sách được giao.
- Duyệt quyết toán sai quy định của pháp luật.
- Hạch toán sai chế độ kế toán của Nhà nước và Mục lục ngân sách nhà nước.
- Tổ chức, cá nhân được phép tự kê khai, tự nộp thuế hoặc đề nghị hoàn thuế mà kê khai sai, nộp sai.
- Quản lý hoá đơn, chứng từ sai chế độ; mua bán, sửa chữa, làm giả hoá đơn, chứng từ; sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp.
- Trì hoãn việc chi ngân sách, quyết toán ngân sách.
- Các hành vi khác trái với quy định của Luật Ngân sách nhà nước và những văn bản pháp luật có liên quan.
* Văn bản pháp lý:
- Luật Ngân sách Nhà nước ngày 16 tháng 12 năm 2002.
- Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước.
- Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách Nhà nước.
- Thông tư số 60/2003/TT-BTC ngày 23 tháng 6 năm 2003 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn.
- Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02 tháng 01 năm 2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức được ngân sách hỗ trợ và ngân sách các cấp.
- Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm.
- Thông tư số 63/2009/TT-BTC ngày 27 tháng 3 năm 2009 của Bộ Tài chính quy định về công tác lập dự toán, tổ chức thực hiện dự toán và quyết toán ngân sách huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân.
- Quyết định số 164/2004/QĐ-UB ngày 07 tháng 7 năm 2004 của Ủy ban nhân dân thành phố về quy định thời hạn nộp báo cáo quyết toán và xét duyệt, thẩm định quyết toán ngân sách năm.