Thực hiện Kế hoạch 2407 ngày 20/3/2017 của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh Về việc triển khai cung cấp dịch vụ trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch tại STP TP HCM.
Theo Kế hoạch trên, thì kể từ ngày 24/3/2017, người dân có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Sở Tư pháp TP.HCM (gồm cấp bản sao trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn từ 1953 trở về trước; cấp bản sao trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn từ bản án thế vì khai sinh, khai tử và kết hôn của Tòa Sơ thẩm Sài Gòn, Sơ thẩm Gia Định, Hòa giải Sài Gòn trước 1975; cấp bản sao trích lục hộ tịch các việc đã đăng ký tại UBND TP.HCM và STP trước ngày 01/01/2016) không nhất thiết phải đến trụ sở Sở Tư pháp TP.HCM, mà nộp hồ sơ ngay trên mạng. Việc nộp phí sẽ được tính khi người dân đến nhận kết quả tại Sở Tư pháp. Dịch vụ công cung cấp trực tuyến này sẽ góp phần giảm thời gian đi lại cũng như tiết kiệm công sức, chi phí cho người dân. Đây là một trong rất nhiều nỗ lực cải cách hành chính về hộ tịch của Sở Tư pháp TP trong thời gian qua.
Khi cần bản sao trích lục các loại giấy tờ như khai sinh, khai tử, kết hôn từ năm 1953 trở về trước, bản sao trích lục hộ tịch các việc đã đăng ký tại UBND TP.HCM và Sở Tư pháp trước ngày 01/01/2016… thì người dân truy cập vào trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp tại địa chỉ: “http://sotuphap.hochiminhcity.gov.vn” để thực hiện yêu cầu dịch vụ và nhập thông tin vào tờ khai đăng ký.
Để tránh gây trở ngại cho người dân, Sở Tư pháp TP.HCM, lưu ý trước khi nhập thông tin tờ khai cần chú ý một số điểm:
- Thứ nhất, phải tìm hiểu kỹ quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp.
- Thứ hai, chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu để quét (scan), chụp các loại giấy tờ hộ tịch cần sao lục (nếu có). Chất lượng của file quét phải đảm bảo để bộ phận tiếp nhận và thụ lý hồ sơ có thể đọc được.
- Thứ ba, khi nhập thông tin tờ khai đăng ký phải nhập các thông tin theo yêu cầu, các thông tin có dấu (*) là bắt buộc phải nhập. Nhập file hồ sơ đính kèm thì chọn tệp tin tương ứng với từng loại hồ sơ, giấy tờ đã chuẩn bị ở trên. Đồng thời nhớ đánh dấu tại ô: “Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên” thì hồ sơ mới hợp lệ và chính thức được chuyển đến bộ phận tiếp nhận.
Nếu người yêu cầu cấp bản sao hộ tịch điền thông tin không hợp lệ, không xác thực thì hồ sơ sẽ bị từ chối tiếp nhận. Khi hoàn tất thủ tục, người dân sẽ nhận được một mã số đăng ký nên phải ghi lại mã số này để tra cứu kết quả giải quyết (chỉ cần nhấp chuột tại biểu tượng “tra cứu” và khai báo các thông tin), đóng phí và nhận kết quả.
Ngoài ra, trong quá trình giải quyết hồ sơ, khi có vấn đề phát sinh thì bộ phận thụ lý hồ sơ sẽ thông báo đến số điện thoại liên lạc hoặc email của người yêu cầu. Trước đây người dân đến phải trực tiếp làm thủ tục này và chờ đợi kết quả lâu hơn thì nay chỉ mất hai ngày làm việc kể từ ngày yêu cầu được tiếp nhận thành công (nhận được mã số đăng ký). Người yêu cầu đóng phí 8.000 đồng/bản sao trích lục là có thể nhận kết quả.
Việc triển khai dịch vụ công trực tuyến giúp người dân thuận tiện hơn rất nhiều so với trước kia. Cái hay là người dùng có thể sử dụng yêu cầu của mình bất cứ đâu, khi nào, chỉ cần có nối mạng Internet..”. Qua đó nó cũng thúc đẩy nhanh công việc, trả hồ sơ đúng hạn và tạo một tâm lý thoải mái cho cả người dân và cán bộ thụ lý. Người dân chỉ đi đến trụ sở một lần để nộp tiền và nhận kết quả giải quyết. Đây cũng là tiền đề cho việc triển khai tiếp những dịch vụ công khác mà người dân có thể ngồi nhà vừa nộp vừa nhận hồ sơ mà không cần phải đến trụ sở cơ quan hành chính.
Các giấy tờ cần mang khi nhận kết quả:
1. Hộ chiếu, hoặc CMND, hoặc thẻ căn cước công dân, hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp (còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu).
2. Giấy tờ ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền nhận bản sao trích lục hộ tịch). Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì giấy ủy quyền không phải công chứng, chứng thực nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền. Nếu yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người đã chết thì người yêu cầu nộp giấy tờ chứng minh sự kiện chết, giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người có tên trong trích lục hộ tịch được yêu cầu cấp bản sao. Nếu không có giấy tờ chứng minh sự kiện chết thì người yêu cầu phải cam kết về việc người đó đã chết nhưng không có khai tử (cam kết không yêu cầu phải có công chứng, chứng thực)./.
Nguyễn Văn Dũng – Phòng Tư pháp Q8