Nhằm đánh giá đúng tình hình, kết quả việc lưu trữ, sử dụng và bảo quản các hiện vật khen thưởng từ trước đến nay đối với tập thể, cá nhân thuộc Quận 8; qua đó, có biện pháp chỉ đạo, thay thế, cấp mới các loại hiện vật khen thưởng đã hư, cũ, mất đúng quy định; kịp thời biểu dương, khuyến khích các tập thể, cá nhân thực hiện tốt trong việc quản lý, sử dụng và bảo quản các loại hiện vật khen thưởng; thông qua việc cấp, đổi các loại hiện vật khen thưởng rút ra những kinh nghiệm về công tác chỉ đạo, quản lý các loại hiện vật khen thưởng trong thời gian tới, ngày 31/07/2012 UBND Quận 8 ban hành kế hoạch số 145/KH-UBND về việc Thực hiện việc cấp đổi hiện vật khen thưởng
Quận sẽ tổ chức triển khai nội dung chi tiết cho việc cấp đổi theo các bước:
a) Hiện vật khen thưởng bao gồm:
- Bằng Huân, Huy chương các loại;
- Bằng Kỷ niệm chương, Bằng Tổ quốc ghi công;
- Bằng Giải thưởng Nhà nước, Giải thưởng Hồ Chí Minh;
- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ.
Do bị mất, hư hỏng hoặc in sai, thiếu…
b) Về thủ tục cấp, đổi hiện vật khen thưởng:
Các tập thể và cá nhân có nhu cầu cấp đổi hiện vật khen thưởng thực hiện các bước:
- Viết phiếu đề nghị cấp đổi, trình bày lý do mất, hư hỏng hoặc điều chỉnh lại bằng vì do in sai, thiếu
- Ghi đầy đủ, chính xác thông tin đúng với nội dung trong Bằng cũ (ghi địa danh như bằng cũ, không ghi địa danh mới hiện nay) vào phiếu đề nghị cấp đổi, cấp lại, sửa Bằng.
- Phiếu đề nghị phải được chính quyền địa phương nơi cư trú hoặc cơ quan quản lý cán bộ đó xác nhận lý do mất hiện vật, hư hoặc sai sót cần phải đổi lại, đồng thời xác nhận chữ ký của người tự kê khai.
Đối với người khai giúp cho thân nhân cần ghi rõ họ, tên, địa chỉ của mình và kèm theo bản sao y có thị thực giấy Chứng minh nhân dân, hộ khẩu thường trú. Người kê khai phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai đó (theo biểu mẫu 1 đính kèm).
- Các bước thực hiện:
+ Đối với các loại Bằng hư, rách: cá nhân, tập thể nộp bản chính Bằng cũ, bản sao y Bằng có chứng thực và để lưu giữ;
+ Đối với Bằng in sai, thiếu: nộp bản chính Bằng cũ. Cá nhân kèm theo bản sao y Chứng minh nhân dân. Đối với tập thể phải có xác nhận của đơn vị quản lý cấp trên;
+ Đối với Bằng bị mất: cá nhân phải được chính quyền nơi cư trú xác nhận kèm theo bản sao y Chứng minh nhân dân, hộ khẩu thường trú. Tập thể phải được cơ quan quản lý cấp trên xác nhận và kèm theo văn bản đề nghị cấp đổi Bằng vì lý do mất (kèm theo bản sao Bằng hoặc bản pho tô Giấy chứng nhận).
c) Quy trình thực hiện việc cấp đổi hiện vật:
- Hội đồng Thi đua – Khen thưởng các cơ quan, đơn vị và phường thực hiện việc đối chiếu hồ sơ, kiểm tra rà soát thông tin liên quan; qua đó, tổng hợp đề nghị cấp trên cấp đổi hiện vật theo từng nội dung, yêu cầu đối với tập thể và cá nhân (theo mẫu số 2 kèm theo) và Công văn đề nghị cấp, đổi gửi về Phòng Nội vụ Quận 8 (cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng quận) (hồ sơ gồm 03 bộ).
- Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị của các đơn vị, phường: quận sẽ xem xét, tổng hợp xét duyệt và làm thủ tục đề nghị thành phố xét cấp, đổi hiện vật cho tập thể, cá nhân.
- Khi nhận được kết quả của cấp trên, Ủy ban nhân dân quận sẽ thông báo cho các đơn vị và phường đến nhận về cấp phát cho tập thể, cá nhân liên quan.
Thời gian tổ chức Hội nghị: dự kiến trong 01 buổi.
Về thành phần tham dự: Thủ trưởng và cán bộ phụ trách thi đua các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, chợ thuộc quận và Ủy ban nhân dân 16 phường.
Hàng năm, Quận sẽ tổ chức tiếp nhận hồ sơ đề nghị cấp đổi bằng cho các đơn vị và phường thành 03 đợt: ngày 30/6; ngày 30/9 và 20/12. Riêng năm 2012, quận sẽ nhận 2 đợt vào ngày 28/9 và 20/12.
Phiếu đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng
Danh sách đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng
(Xuân Hồng – VP.UBND Q8)