Khi giao tiếp điện thoại nhiều khi ta không chú ý đến những chi tiết tuy nhỏ nhưng rất quan trọng, do đó thường gây phiền lòng người nói chuyện điện thoại với mình. Một trong những yếu tố thành công của mỗi cuộc điện thoại là chúng ta nên tuân thủ theo những nghi thức sau:
1. Luôn luôn cầm giấy, bút trên tay để sẵn sàng ghi khi cần thiết. Đừng bao giờ nói: ”Chờ tôi đi lấy giấy, bút”.
2. Hãy nói to và rõ với giọng nói vui vẻ và nghe cảm nhận được nụ cười của bạn.
3. Hãy tỏ ra lịch sự và dễ chịu. Nên gọi tên ngay sau khi nhận ra họ.
4. Hãy chú ý lắng nghe và trả lời những câu hỏi. Điều này sẽ làm cho họ có cảm tình với cơ quan của bạn hơn.
5. Đừng ngần ngại nói lời xin lỗi vì những sơ suất hay sự chậm trễ bắt máy của bạn.
6. Hãy giữ tay cầm điện thoại gần tai và gần miệng và nói bằng giọng rõ ràng dứt khoát.
7. Vừa nghe vừa ghi thật nhanh, tránh làm mất thời gian, nhớ ghi rõ ngày giờ của cuộc gọi.
8. Nếu người ta gọi cho mình thì nên chờ người ta cúp máy trước rồi sau đó bạn mới nhẹ nhàng gác máy. Đây là một nghi thức đúng.
9. Khi ra khỏi phòng làm việc, bạn nên nhờ người khác sẵn sàng nghe điện thoại giùm.
10. Đừng bao giờ vừa ăn vừa nói chuyện điện thoại.
11. Đừng bao giờ tỏ ra bực bội hay la lối trên điện thoại và hãy nói lời cảm ơn khi kết thúc.
(BS.Thuần – Phòng Y tế Q8)