Thực hiện Nghị định 88/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ và Thông tư 17/2009/TT-BTNMT ngày 21 tháng 10 năm 2009 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về việc cấp giấy chứng nhận Quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất có hiệu lực thi hành từ ngày 10 tháng 12 năm 2009.
Thực hiện KH số 84-KH/QU ngày 02 tháng 5 năm 2012 của Quận uỷ Quận 8.
Căn cứ tình hình thực tế Bộ phận TN & TKQ tiếp tục áp dụng cải cách hành chính theo cơ chế : “ một cửa – một cửa liên thông” theo quy chế đã ban hành, bên cạnh lãnh đạo Văn phòng đã tạo ra mọi điều kiện thuận lợi cho Bộ phận TN&TKQ thực hiện tốt nhiệm vụ.
Nhân sự của Bộ phận TN&TKQ có 8 cán bộ chuyên trách thuộc biên chế của Văn phòng, có Tổ trưởng Bộ phận trực tiếp điều hành công việc và 7 công chức nghiệp vụ đảm nhiệm một số lĩnh vực cụ thể. Đội ngũ Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận TN&TKQ được lựa chọn cơ bản là những người có kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng đáp ứng được yêu cầu công việc đồng thời được tập huấn các kỷ năng nghiệp vụ cần thiết cho thực thi nhiệm vụ, bên cạnh Phòng TN&MT cũng cử cán bộ cùng phối hợp trong việc kiểm tra thẩm định hồ sơ tại Bộ phận tếp nhận.
Nhìn chung, hoạt động của Bộ phận TN&TKQ cơ bản đã đáp ứng yêu cầu giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính trên các lĩnh vực cho tổ chức và công dân theo đúng quy định, Lãnh đạo UBND quận 8 đã bố trí lại địa điểm và trang bị nơi làm việc của Bộ phận TN & TKQ được khang trang, rộng rãi, lịch sự văn minh hơn, để phục vụ cho những công dân và tổ chức đến ngồi chờ giải quyết hồ sơ, nhằm đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính trong từng giai đoạn cụ thể với quyết tâm đưa cải cách hành chính trở thành
nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt và đạt kết quả tốt theo đúng quy trình Hệ thống chất lượng quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
Trong quá trình thực hiện của Bộ phận TN&TKQ có nhiều thuận lợi khi các Phòng, ban khối quản lý hành chính nhà nước được đưa về hoạt động chung tại trụ sở mới của Ủy ban nhân dân quận 8, các điều kiện làm việc được cải thiện tạo sự thuận tiện cho người dân cùng quá trình tác nghiệp của cán bộ công chức. Đồng thời với việc chuyển đổi cơ chế hoạt động, nhiều quy định mới của pháp luật có liên quan đến việc giải quyết yêu cầu hành chính của tổ chức và công dân được ban hành theo hướng tạo thuận lợi và nhanh gọn hơn, với kết quả sau (báo cáo số liệu phần sau):
Tại Bộ phận TN&TKQ hằng ngày đều có gởi phiếu khảo sát ý kiến của nhân dân đánh giá về cơ chế l cửa và l cửa liên thông tại Bộ phận TN&TKQ. Qua kết quả phiếu khảo sát cho thấy sự tỷ lệ hài lòng của khách hàng chiếm từ 95% đến 97%, riêng lĩnh vực hộ tịch- công chứng, kinh doanh luôn đạt tỷ lệ 100%. Để đạt được kết quả như trên là do trước đây Lãnh đạo Văn phòng đã tham mưu cho UBND Quận ban hành kế hoạch số 377/KH- UBND ngày 15 tháng 01 năm 2009 về củng cố, nâng cao chất lượng hoạt động của Bộ phận TN&TKQ, trên cơ sở đó Lãnh đạo văn phòng đã sắp xếp, kiện toàn tổ chức nhân sự, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ và cán bộ công chức ở Bộ phận Tiếp nhận &Trả kết quả, đã tạo được ý thức trách nhiệm của đội ngũ Cán bộ, công chức trong thực thi trách công vụ, năng lực làm việc từng bước được phát huy, đáp ứng các nhu cầu về giải quyết hành chính cho tổ chức và công dân ngày càng tốt hơn. Việc Ứng dụng Công nghệ thông tin tại Bộ phận TN&TKQ trong việc cấp giấy chứng nhận QSH nhà ở và QSD đất ở đã tạo thuận lợi, nhanh chóng, công khai minh bạch các quy trình, thủ tục hành chính và thời hạn giải quyết đã được đưa lên trang Web. Chất lượng các sản phẩm từ các dịch vụ hành chính được nâng lên, điều kiện cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho cán bộ, công chức làm việc với tổ chức và công dân khi có nhu cầu đến cơ quan Nhà nước từng bước được đồng bộ và hiện đại hóa, tỷ lệ đúng hẹn cao.
Qua thực hiện đã giảm phiền hà cho công dân khi có yêu cầu giải quyết công việc tại cơ quan hành chính Nhà nước tại địa phương so với trước đây, từng bước nâng cao chất lượng công việc, thái độ phục vụ, hạn chế công dân đi lại nhiều lần.
Bộ phận TN&TKQ luôn cố gắng hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ cho công dân, luôn nêu cao tinh thần phục vụ nhân dân, có tinh thần trách nhiệm trong công việc do cá nhân phụ trách, để không ngừng nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, không có thái độ thờ ơ, vô trách nhiệm hoặc cố ý kéo dài thời gian giải quyết, gây nhũng nhiễu, chưa nghe phản ảnh gì về thái độ tiếp công dân của cán bộ, công chức.
Phong cách làm việc của cán bộ, công chức thường xuyên đổi mới khi tham gia vận hành hệ thống ISO một cách khoa học, hợp lý, nghiêm túc , vui vẽ , nhã nhặn hơn trong giao tiếp .
Trách nhiệm làm việc của cán bộ, công chức được thể hiện cao hơn bởi vì trong từng khâu xử lý, trong phiếu kiểm soát qui trình đã quy định rõ hiệu lực của thời gian giải quyết hồ sơ, tránh được sự đùn đẩy, ách tắc trong công việc.
Tuy nhiên, Bộ phận Tiếp nhận & trả kết quả hồ sơ thuộc UBND Quận, do Văn phòng Uỷ ban nhân dân Quận 8 quản lý và điều hành, nhưng về nghiệp vụ và xử lý, giải quyết hồ sơ do các Phòng, Ban chức năng trực tiếp hướng dẫn. Do đó khi thực hiện một chủ trương chính sách mới của Nhà nước, chưa được hướng dẫn kịp thời, bên cạnh đó còn một số Cán bộ Phường trình độ chuyên môn còn hạn chế dẫn đến tình trạng phải bổ sung hoặc bổ sung không đạt và dẫn đến tình trạng trả hồ sơ trễ hạn.
Đề nghị Phòng Tài nguyên và Môi trường nên thường xuyên trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ cho Cán bộ nhà đất Quận và phường; Phòng Nội vụ Quận 8 cần kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ theo quy trình ISO của các đơn vị một cách nghiêm túc ở từng lĩnh vực nhằm mang lại hiệu quả nhất định trong quá trình đẩy mạnh cải cách hành chính Nhà nước.
Để xây dựng thái độ phong cách, tinh thần trách nhiệm phục vụ dân, hoàn trả hồ sơ đúng hẹn, tránh để nhân dân đi lại nhiều lần, tại BPTN&TKQ luôn duy trì và cải tiến việc phát phiếu lấy ý kiến của người dân qua nhiều kênh thông tin nhằm đánh giá việc giải quyết thủ tục, quy trình và nâng cao chất lượng theo tiêu chuẩn Iso 9001:2008 với phương châm “VÌ DÂN PHỤC VỤ” “CẦN, KIỆM, LIÊM, CHÍNH, CHÍ CÔNG, VÔ TƯ” đồng thời thường xuyên kiểm tra xem lại các quy trình, thủ tục không còn phù hợp với tình hình mới để kịp thời điều chỉnh, bổ sung hoặc bãi bỏ. Bên cạnh đó Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả vẫn phải lệ thuộc về Văn phòng QSD đất, nên Bộ phận TN&TKQ thường xuyên kiểm tra lại phương thức , quy trình xử lý hồ sơ cấp giấy chứng nhận, để khắc phục hồ sơ trể hạn và bổ sung hồ sơ, nhằm hoàn thiện mô hình một cửa liên thông.
(Mộng Vân – TN&TKQ)